7 Tips Proses Procurement Agar Berjalan Lancar

Proses procurement adalah perencanaan memperoleh peralatan dan jasa dengan nilai terbaik dengan tetap menjaga standar pengiriman dan kualitas. Ini melibatkan menemukan pemasok nan tepat, menegosiasikan nilai terbaik, melakukan pembelian, dan mengamankan pengiriman.

Kebijakan dan strategi pengadaan nan kuat memandu tim pengadaan Anda menuju pencapaian tujuan upaya jangka panjang. Untuk itu, proses procurement haruslah fleksibel, mudah beradaptasi, dan terus berkembang seiring dengan kebutuhan perusahaan Anda.

Baca Juga: 80% Procurement Gagal Karena Salah Seleksi Vendor, Atasi dengan Vendor Prequalification!

Proses procurement bukan hanya tentang memangkas biaya alias mendapatkan kesepakatan termurah. Namun juga memperoleh peralatan dan jasa berbobot dengan nilai dan waktu nan tepat untuk menjaga operasi upaya Anda melangkah lancar. Berikut adalah 5 tips agar proses procurement Anda melangkah lancar.

1. Melakukan Audit

Sebelum menyusun strategi baru, krusial untuk memahami pengeluaran pengadaan Anda saat ini. Untuk melakukannya, lakukan audit menyeluruh terhadap kebiasaan shopping Anda. Kumpulkan info tentang kebijakan dan aktivitas pengadaan nan ada, termasuk:

• Apa nan Anda beli (barang dan jasa)
• Dari siapa Anda membeli (pemasok)
• Berapa banyak nan Anda belanjakan (total biaya)

Analisis info ini untuk mengidentifikasi area dengan pengeluaran tinggi, kesempatan penghematan biaya nan potensial, dan setiap kejadian pengeluaran nan tidak wajar (pembelian nan tidak sah).

Menyelami secara mendalam nuansa-nuansa tertentu bakal membantu menentukan upaya-upaya Anda dan menyesuaikan strategi Anda sebagaimana mestinya.

2. Menggunakan Otomatisasi

Penting buat Anda memeriksa perangkat nan digunakan dalam mengelola proses procurement. Banyak alur kerja nan dapat diotomatisasi, menghasilkan penghematan waktu dan pengeluaran. Bentuk otomatisasi ini juga mengurangi akibat kesalahan manusia, sehingga menghasilkan konsistensi pada seluruh proses pengadaan.

Selain itu, otomatisasi memainkan peran krusial dalam proses procurement. Misalnya, otomatisasi procurement sehingga prosesnya lebih cepat. Akhirnya, penjualan bakal melangkah lebih baik, menghasilkan lebih banyak penjualan.

Lalu, staf procurement bisa lebih konsentrasi pada perihal lebih krusial lantaran perangkat lunak penjualan dapat mengotomatiskan sebagian besar pelaporan dan tugas-tugas rutin.

Baca Juga: Nomor Purchase Order: Pengertian, Cara, dan Manfaatnya

3. Mengaplikasikan CRM

Analis info menghabiskan hingga 40% waktu untuk mengumpulkan info sebelum mulai memeriksanya. Setelah melakukan analisis, manajer pasokan kudu berupaya lebih keras menegosiasikan penghematan biaya alias meningkatkan keahlian pemasok berasas apa nan telah mereka pelajari dari data.

CRM berinteraksi dengan mudah dengan ERP dan sistem pihak ketiga untuk memusatkan semua data. Karena aktivitas dan keahlian KPI berkarakter transparan dan real-time, laporan mingguan alias bulanan dapat dibuat secara otomatis. CRM juga dapat membantu Anda menemukan kesempatan krusial berasas info pembelian nan ada.

4. Kelola Inventaris

Cobalah untuk memandang inventaris Anda. Manajemen inventaris nan efektif berfaedah Anda tidak mempunyai inventaris terlalu banyak alias sedikit untuk memenuhi permintaan pada waktu tertentu.

Cara nan paling jeli untuk mengelola inventaris adalah berinvestasi pada perangkat manajemen inventaris. Pilih perangkat nan tepat untuk upaya nan bisa membantu meminimalkan kesalahan seperti pesanan, stok, bahan baku, dll.

Meskipun tampaknya baik untuk menyimpan stok ekstra dan melampaui permintaan, namun ada akibat dibaliknya ialah meningkatkan biaya untuk menyimpannya.

5. Tips Proses Procurement: Simpan Data dalam Satu Tempat Saja

Proses procurement tidak dapat efisien jika info dikumpulkan di letak nan berbeda. Ini kudu menjadi perhatian utama. Mulai dari hutang piutang upaya hingga info vendor. Memusatkan semua info mengenai pengadaan memungkinkan Anda dan tim dengan sigap mengambil keputusan nan tepat bagi bisnis.

6. Tentukan Peran dan Tanggung Jawab

Buat struktur tim procurement nan terdefinisi dengan baik dimulai dengan menguraikan peran dan tanggung jawab nan jelas untuk setiap personil tim. Ini bisa mencakup:

• Manajer pengadaan: Memimpin tim dan mengawasi strategi pengadaan secara keseluruhan
• Chief Purchasing Officer (CPO): Bertanggung jawab atas pengadaan dan negosiasi dengan pemasok
• Spesialis kontrak: Pastikan perjanjian sah secara norma dan berfaedah bagi perusahaan Anda
• Spesialis kontrol kualitas: Memverifikasi bahwa peralatan dan jasa memenuhi standar kualitas nan disepakati

Peran dan tanggung jawab nan ditetapkan dengan jelas mencegah kebingungan, memastikan akuntabilitas, dan berkontribusi pada kelancaran penyelenggaraan strategi pengadaan Anda.

Baca Juga: Risiko Rantai Pasokan: Pengertian dan Tips Mencegahnya

7. Tips Proses Procurement Efektif: Menetapkan Metrik Kinerja

Indikator Kinerja Utama (KPI) adalah ukuran kuantitatif nan memungkinkan Anda melacak kemajuan dan mengidentifikasi area abu-abu dalam proses pengadaan Anda.

Pertimbangkan KPI berikut untuk mengukur seberapa efektif proses procurement Anda:

• Persentase penghematan biaya: Mengevaluasi penghematan biaya nan dicapai sebagai persentase dari total pengeluaran pengadaan
• Waktu tunggu pemasok: Mengukur waktu nan dibutuhkan dari penempatan pesanan hingga pengiriman akhir
• Tingkat abnormal pemasok: Mengukur jumlah produk abnormal nan diterima terhadap total produk nan dipesan dari masing-masing pemasok, sehingga memberikan transparansi pada pemasok nan unggul dan nan tertinggal.
• Dengan melacak metrik ini, Anda menunjukkan nilai strategi pengadaan kepada para pemangku kepentingan dan mengidentifikasi area dengan kebutuhan pengoptimalan.

Itu tadi beberapa tips membikin proses procurement upaya Anda lebih efektif. Langkah-langkah ini dapat membantu Anda mengoptimalkan pengeluaran, mengurangi risiko, dan membikin aliran peralatan dan jasa nan stabil bagis upaya Anda untuk berkembang di pasar nan kompetitif.

Sumber:

• https://www.deskera.com/blog/procurement-tips/
• https://www.tradogram.com/blog/11-expert-tips-to-optimize-your-procurement-efforts-in-2023
• https://mercuri.net/insights/5-tips-on-how-to-deal-with-procurement/