5 Masalah yang Sering Dihadapi Bagian Pengadaan Barang dan Jasa (dan Solusinya)

Bagian pengadaan peralatan dan jasa memegang peranan krusial dalam menjaga kelancaran operasional sebuah perusahaan.

Tidak hanya bekerja membeli barang, tim ini juga berkedudukan dalam mengatur proses pengadaan secara efisien, transparan, dan sesuai anggaran.

Namun dalam praktiknya, tim procurement kerap dihadapkan dengan beragam tantangan nan bisa menghalang produktivitas dan apalagi menimbulkan kerugian.

Berikut ini adalah lima masalah umum nan sering terjadi di bagian pengadaan peralatan dan jasa, komplit dengan solusi nan dapat diterapkan secara realistis.

Baca Juga: Peran Sistem Supply Chain dalam Menurunkan Biaya Operasional Perusahaan

1. Kurangnya Perencanaan dan Forecasting nan Akurat

Banyak perusahaan tetap menjalankan proses pengadaan secara reaktif. Barang baru dibeli saat sudah lenyap alias ketika kebutuhan mendesak muncul.

Akibatnya, perusahaan kudu melakukan pembelian dalam waktu terbatas tanpa riset nilai alias vendor nan tepat, sehingga berpotensi memicu pemborosan anggaran.

Untuk mengatasi perihal ini, perusahaan perlu mulai membikin perencanaan kebutuhan peralatan dan jasa secara berkala, baik setiap bulan maupun kuartal.

Perencanaan ini kudu melibatkan tiap bagian agar permintaan nan masuk lebih terukur dan sesuai prioritas.

Selain itu, krusial juga untuk memanfaatkan info historis pengadaan sebagai dasar forecasting.

Penggunaan software alias aplikasi pengadaan juga dapat membantu perusahaan memantau stok, memberikan pengingat saat persediaan menipis, dan menyederhanakan proses perencanaan ke depan.

2. Approval nan Lambat dan Terlalu Banyak Tahapan

Salah satu keluhan nan sering muncul di bagian pengadaan adalah lamanya proses approval.

Sebuah permintaan pembelian bisa tertahan berhari-hari hanya lantaran belum ditandatangani oleh pemimpin alias kudu melewati beberapa lapisan birokrasi.

Hal ini tentu menghalang alur pengadaan dan berakibat langsung pada operasional.

Solusi nan bisa dilakukan adalah menyederhanakan struktur approval berasas nilai transaksi.

Misalnya, untuk pembelian dengan nominal kecil, cukup disetujui oleh kepala divisi, sementara pembelian besar bisa dilanjutkan ke manajemen.

Selain itu, perusahaan sangat disarankan mulai menggunakan aplikasi pengadaan nan sudah mempunyai fitur approval digital.

Dengan sistem ini, proses persetujuan bisa dilakukan hanya lewat satu klik, apalagi dari perangkat seluler. Hal ini tak hanya mempercepat proses, tetapi juga memastikan semua pengajuan tercatat dengan rapi.

Baca Juga: Solusi Procurement: Rahasia di Balik Proses Tender nan Cepat dan Transparan

3. Minimnya Evaluasi Vendor Secara Berkala

Banyak perusahaan tetap menggunakan vendor nan sama selama bertahun-tahun tanpa mengevaluasi kembali performa mereka.

Padahal, vendor nan dulunya sigap dan andal bisa saja mengalami penurunan kualitas alias meningkatkan nilai secara sepihak. Tanpa pertimbangan berkala, perusahaan rentan menggunakan jasa vendor nan tidak lagi efisien alias kompetitif.

Oleh lantaran itu, bagian pengadaan perlu membikin sistem pertimbangan vendor nan dilakukan minimal setiap enam bulan sekali.

Penilaian bisa mencakup ketepatan waktu pengiriman, kualitas barang, harga, serta komunikasi dan jasa purnajual. Evaluasi ini sebaiknya terdokumentasi dengan jelas dan dijadikan referensi sebelum melakukan kerja sama ulang. Dengan langkah ini, perusahaan mempunyai kontrol nan lebih baik terhadap kualitas vendor nan digunakan dan bisa secara aktif mencari mitra baru jika dibutuhkan.

Baca Juga: Masa Depan Procurement Indonesia: Dari E-Catalog ke AI Procurement

4. Kurangnya Transparansi dan Dokumentasi

Dalam banyak kasus, arsip pengadaan seperti permintaan pembelian, purchase order, alias bukti penerimaan peralatan seringkali tercecer alias tidak tersimpan dengan baik.

Hal ini membuka celah terjadinya plagiatisme pembelian, salah bayar, apalagi potensi fraud lantaran tidak adanya jejak transaksi nan jelas.

Solusinya adalah membangun sistem pengarsipan digital nan terpusat dan mudah diakses oleh pihak terkait.

Setiap langkah pengadaan, mulai dari pengajuan hingga pembayaran, kudu tercatat dan dapat dilacak kembali.

Menggunakan aplikasi pengadaan peralatan dan jasa dengan fitur audit trail bakal sangat membantu dalam perihal ini.

Selain memudahkan proses pelacakan, sistem ini juga membikin perusahaan lebih siap jika kudu menjalani audit alias pemeriksaan dari pihak eksternal.

Baca Juga: Procurement Industri Kreatif: Gimana Mulainya? Tipsnya di Sini!

5. Tidak Terintegrasi dengan Bagian Keuangan

Salah satu penyebab pemborosan dalam pengadaan adalah kurangnya koordinasi antara bagian pengadaan dengan tim keuangan.

Ketika pembelian dilakukan tanpa mempertimbangkan sisa anggaran nan tersedia, perusahaan bisa dengan mudah melewati pemisah pengeluaran nan telah ditetapkan.

Untuk mengatasi masalah ini, krusial bagi perusahaan untuk membangun integrasi antara sistem pengadaan dan sistem finansial alias akuntansi.

Dengan begitu, setiap permintaan pembelian bisa langsung dicek terhadap anggaran nan tersisa.

Selain itu, komunikasi rutin antara bagian pengadaan peralatan dan jasa dengan bagian finansial perlu dijadwalkan secara berkala untuk memastikan info nan digunakan selalu jeli dan diperbarui.

Dengan sistem nan terintegrasi, pengeluaran perusahaan menjadi lebih terkendali dan transparan.

Berbagai tantangan di atas menunjukkan bahwa pekerjaan bagian pengadaan peralatan dan jasa tidak bisa dianggap sepele.

Justru, bagian ini mempunyai akibat besar terhadap efisiensi, efektivitas, dan stabilitas finansial perusahaan.

Dengan memahami masalah-masalah umum nan sering muncul serta menerapkan solusi nan tepat, perusahaan dapat memperbaiki alur pengadaan, memperkuat kerja sama lintas divisi, dan meminimalkan akibat pemborosan.

Transformasi digital dan manajemen pengadaan nan lebih strategis bukan lagi pilihan, tapi kebutuhan agar perusahaan tetap kompetitif dan berkelanjutan.

Referensi:

• https://www.cips.org/knowledge/procurement-topics-and-skills/strategy-policy/common-procurement-challenges/
• https://www.gartner.com/en/articles/top-priorities-for-procurement-leaders-in-2024
• https://spendmatters.com/